ひと言で「事務」といっても、企業や団体によって、その業務内容は様々です。特に未経験で「事務の仕事をしたいな」と思っていても、志望動機をどのように伝えようか迷いますよね。また、経験者の人でも、前職での経験をどのように志望動機につなげようか迷う人もいると思います。
そこで、事務職向けの志望動機について、いくつかのパターンに分け、それぞれ解説していきます。
【目次】
未経験での事務職、どんな志望動機にすればいいの？
事務が未経験の場合、自分の持つスキルや経験が業務にどのように役立つのかを志望動機でアピールしましょう。特に以下の2つのポイントを志望動機に入れることで、大きなアピールポイントになるでしょう。
パソコンスキルをアピール
事務の仕事では、パソコンスキルを求められることが多いです。事務経験がない人も、パソコンが使えるということを大いにアピールしましょう。ワード、エクセルが使えることは基本で、職場によってはパワーポイントが使えた方が良いこともあります。具体的にどのように勉強したのか（MOSの資格を取得しているなど）、パソコンを何に使っているのか（学校のレポート作成で使用しているなど）を説明すると説得力が増します。
「事務は未経験ですが、特技のパソコンスキルを活かせると思い応募させていただきました。大学のレポート作成などでパソコンを使用しているので、書類作成などにはすぐ対応できると思います」
前のアルバイトで培った能力をアピール
事務は未経験でも、他の職種でアルバイトをしたことがある人は、そこで培った能力をアピールすると良いでしょう。その能力が応募企業の事務においてどのように役立つと考えているか、具体的に説明することが大切です。
たとえば、企業によっては、デスク上の業務だけでなく、受付や来客対応を事務職の業務に求める場合もあります。
「飲食店で接客の仕事をしていたので、お客様の対応には自信があります。事務経験はありませんが、来客対応や受付などでお役に立てると思い応募いたしました」
事務職経験者の志望動機は何をアピールすればよい？
事務経験者の志望動機は、前の仕事で培った能力と、具体的にどのように活躍してきたかを具体的にアピールしましょう。特に以下の2つのポイントをアピールすると良いでしょう。
パソコンスキルや資格が活かせることをアピール
パソコンスキル（ワード、エクセル）を使って前職でどのような業務をしてきたかを具体的に説明できるようにしましょう。簿記やMOSなどの資格を持っている場合は、ただ持っているということだけでなく、その資格を活かして応募企業の業務にどのように貢献できるかアピールできるようにしましょう。特にエクセルについてはできることの幅も広く日常業務で使っている企業も多いため使えるスキルが高ければ高いほど強いアピールポイントとなるでしょう。
また、パソコンスキル以外にも、備品管理、給与計算、受付、来客対応、清掃など、前職での業務で応募企業の業務に結び付けられるものがあれば、どんどんアピールしていきましょう。
「前職でもパソコンでの事務業務をメインとしておりまして、日常的にエクセルやワードをつかって書類作成や売上管理などをおこなっていました。こちらの職場でもそういった経験を活かせるのではないかと思い応募をさせていただきました」
コミュニケーション能力をアピール
前職において、密なコミュニケーションと気配りで円滑に業務をこなしていたことをアピールするのもよいです。「いつも周りの人たちの様子に気を配っていたので、必要な備品は欠かしたことがない」、「部署の人たちの意見をまとめて、オフィス環境を改善した」など、具体的なエピソードがあると説得力があります。
「前職では営業部の方と密にコミュニケーションを取りながら事務業務を行っており、営業の方が営業業務に集中できるような気配りが必要とされました。そういった経験をこちらの職場でも活かせるのではないかと思い応募をさせていただきました」
他にもある！事務職の志望動機としてアピールしたい4つのポイント
事務職の経験あり・なしにかかわらず、志望動機としてアピールできるポイントは他にもたくさんあります。特に以下の4つを押さえておくと良いでしょう。
事務の仕事自体に魅力を感じていることを伝える
経験者であれば、前職での業務の内容をふまえて、事務の仕事が好きであることをアピールするのもよいです。
未経験であれば、応募企業の募集内容をよく確認し、「どのような」点に「なぜ」魅力を感じたのかを説明できるようにし、「自分だとどういった貢献ができるか」を伝えられるようにするとなお良いでしょう。
「昔からコツコツと作業をすることが好きなので、御社のパソコンをつかった入力作業中心の業務内容に魅力を感じ貢献できるイメージをもちました」
好きな会社であることを伝える
応募する会社自体が好きであることをアピールすることも重要です。ただ、「御社が好きだから」というだけだと「どこにでも同じことを言っているのではないか」ととらえられがちなので、具体的にどういった点が好きなのかを説明できるようにするようにしましょう。
「御社の販売している〇〇という製品が使いやすく、愛用しています。自分の好きな製品を作るお手伝いをしたいと考えています」
性格的に向いていることを伝える
事務は、パソコンスキルだけでなく、オフィスにおける「縁の下の力持ち」的な役割を求められることが多いです。むしろ、パソコンスキルよりも、周囲のメンバーとコミュニケーションを上手くとりながら、円滑に業務を進められる人材を求めている企業も多いのです。そのため、「明るく元気な性格で、笑顔で人と接することができる」、「周囲の様子に気を配ることが得意」などといった性格面のアピールは大いに武器になります。
「私は常に笑顔でポジティブに仕事をすることを大事にしております。一緒に働く方が少しでも気持ちよく仕事をしてもらえるような環境作りに貢献できると思い、こちらの求人に応募をさせていただきました」
自分の家庭環境・ライフスタイルに適していることを伝える
事務の募集は「午前9時から午後5時まで」など、昼間の時間帯が多いです。もっとも、企業によっては、「午前9時から午後1時まで」、「午後2時から午後6時まで」など、短時間のパートタイムで募集していることもあります。また、「18時以降勤務できる方」など、夕方～夜間で募集しているところもあります。学校の授業との兼ね合いで、「この時間帯なら勤務しやすい」と思ったら、その点もアピールポイントになります。企業としては、勤務時間を守れる人材を確保したいので、自分の予定をはっきり伝えるようにしましょう。そうすれば、企業側も応募者のシフトが想定しやすく、採用につながりやすいです。
「学校の授業が〇時までなので、この時間帯だと働きやすいと思い応募をさせていただきました」
自分の長所を生かして自分に合った志望動機を考えよう
事務は、未経験でも、自分の長所やスキルを上手にアピールできれば採用される可能性は高まります。応募しようと考えている企業や団体の募集要項をよく読み、業務のどういった点に自分の長所が活かせるかあてはめてみましょう。そうすることで、志望動機は見えてきます。「事務の仕事に興味があるから」、「御社のイメージが良いから」といった抽象的な表現は避け、具体的に自分が貢献できること、やってみたいことを説明できることがポイントです。自分らしさを活かした志望動機をまとめられるように準備しましょう。
