アルバイトを辞めるのに、メールで伝えても良い?書き方のポイントや注意点は?<例文あり>

アルバイトを辞めるのに、メールで伝えても良いか?

アルバイトを辞めたいと思ったとき、どんな方法で伝えればよいかに迷ったりすることがあると思います。

自分の意志はしっかり伝えなければなりませんが、なかなか言い出しづらかったり、直接では話しづらかったりすると、できればメールで済ませられないかなどと思うこともあるでしょう。

退職の意志はメールで伝えても構わないのか。アンケートの結果と合わせて、辞める時の伝え方のマナーを解説します。

【目次】
1.【質問】バイトを辞めるとメールで伝えるのは許されると思いますか?
2.「許されない」という回答が6割以上
3.「許される」と考える人も34%いる
4.直接会って伝えるのが基本
5.退職の意思は一か月前には伝える
6.直接会うためのアポイントならば、電話やメールでもOK
・電話の切り出し例
7.メールを書くときの注意点
・誤字や脱字に注意する
・丁寧な言葉を使う
・退職理由に不満や非難の記載は避ける
8.メールを書くときのポイント
・クッション言葉を使う
・辞めたい具体的な日時を書く
・感謝の意を示す
・メール文例1<アポイントを取る場合>
・メール文例2<やむを得ず退職の意思をメールで伝える場合>
9.メールでも円満退職を心がけて!

【質問】バイトを辞めるとメールで伝えるのは許されると思いますか?

バイトを辞めるとメールで伝えるのは許されると思いますか?

【回答数】
許される:34
許されない:66
 

「許されない」という回答が6割以上

メールで伝えることは「許されない」という回答が66%と多数でした。

【許されない】
・自らがアルバイトしたいと申し込んで雇ってもらったのに、メールで辞めることを伝えるのは一方的で誠意がないと感じる。(20代/女性/学生)

・そのような重大なことが、メール一つで済まされていいはずがありません。自分の口から直接伝える必要があります。どうしても直接会ってその件を伝えることが出来ないのであっても、メールではなく、電話にするべきだと思います。文字ではなく、肉声でないと、その真意が伝わらず、うまくやめられないかもしれません。(10代/男性/学生)

・直接、会って伝えるのが、礼儀だと思いますので、気は進みませんが言いに行きます。(20代/男性/学生)

・メールだと言葉足らずで相手を勘違いさせてしまうかもしれないから。(10代/女性/学生)

・バイトはあくまでも仕事であるし、きちんと面接によって採用されたのなら、辞める時も直接担当者に会って事情を伝えるべきだから。(10代/女性/学生)

・少しでもお世話になった相手なので、メールではなく直接伝えるべきだと思う。(20代/女性/学生)

・しっかりと店長や社員に目を見て話さないと伝わらないと思うから。(20代/男性/学生)

やはりメールでは一方的で誠意がない、直接会って話すべきだと考える人が多いようです。
 

「許される」と考える人も34%いる

一方、メールでも「許される」と考える人は34%という結果でした。

【許される】
・社会人としてどうかと思うが、辞める意思表示はどんな形であれ認められると思うから。(20代/男性/学生)

・シフトの都合などでどうしても店長や社員に会えないときは仕方がないと思う。バイトをやめる理由や事情をきちんとした文面で伝えるよう注意すれば問題ないと思う。(20代/女性/学生)

・メールであらかじめ伝えて、あとからもう一度店長に会って言います。 あらかじめ言うのはアリだとは思います。(10代/女性/学生)

・メール以外の直接伝えたり電話を使ったりする方法は、伝えられた側も気まずいと思うから。(20代/男性/学生)

・のちに直接会って話すことにはなると思うので、まずはメールでも問題ないと思います。(20代/女性/学生)

・最近は休みの連絡やシフトの連絡なども店長からメールやLINEで連絡が来るから。また、やりとりのデータが残るのも大切だと思う。(20代/女性/学生)

・直接はなかなか言いにくいのでまずはメールで伝えます。メールだけ送って明日から行かないというのは許されないと思います。(20代/女性/学生)

「許される」という人も、それだけで済まそうというよりは、直接会うための連絡手段ややり取りの記録を残すなど、場合によっては使っても良いという位置づけで考えている様子がうかがえます。
 

直接会って伝えるのが基本

退職の意思は直接会って伝えるのがマナー。アルバイト先にとって人が辞めてしまうと、働いている他の人の仕事量にも影響を及ぼします。まわりに迷惑をかけてしまうような重要なことを、面倒で言いづらいと言った理由で電話やメールで済まそうとするのは考え物です。退職の意思は直接会って伝えるようにしましょう。

退職の意思は一か月前には伝える

また、周囲に対する影響を考えると、最も大事なのは、退職の意志を早めに伝えるということです。法律的には2週間前までの通知で良いことになっていますが、代わりの人がなかなか見つからなかったり、職場によってはすでにシフトが決まっていたり、変更に対応できないこともあり得ます。できることならば「1カ月以上前に、できるだけ早めに伝える」ということが望ましいでしょう。
 

直接会うためのアポイントならば、電話やメールでもOK

辞めるときには直接会って伝えることがマナーですが、シフトが空いていて伝える時期が遅れてしまう、社長や店長など、伝える相手が忙しくてなかなか会えないような場合、まずは電話やメールでアポイントをとり、その後対面で話す方法もあります。

電話の切り出し例

「大事な話があるので、お時間をいただけないでしょうか」

などと切り出して時間を作ってもらいましょう。

メールを書くときの注意点

メールを書く前に、ここで作成における注意点をご紹介します。

誤字・脱字に注意する

例え誠意をもってメールを送ったとしても、誤字脱字だらけの文章では相手に不快な印象を与えかねません。メールを送信する前に一度読み返して誤字・脱字がないかチェックしましょう。

丁寧な言葉を使う

アルバイトという立場であっても、職場に送るメールですからビジネスマナーに沿った丁寧なメールを心がけたいものです。難しい文章という意味ではなく、「です、ます」調の文章で、しっかりと意思を伝えることが大切です。円満に退社するためにも最後まで丁寧に対応しましょう。

退職理由に不満や非難の記載は避ける

退職理由を記載する際、人間関係や待遇面での不満や相手を非難する記載は避けたほうが無難です。改善を理由に引き止められる可能性もあります。それでアルバイトを続けることも選択のひとつではありますが、退職の日まで気持ちよく過ごしたいのであれば、相手を不快にさせる書き方は避けたほうがいいでしょう。

メールを書くときのポイント

円満に退職するために、以下のポイントをおさえて書くと、より印象が良くなります。

クッション言葉を使う

本題に入る前に一言、「お忙しいところを失礼いたします。」といったクッション言葉を一言添えるようにしましょう。クッション言葉とは、そのままストレートに言ってしまうと相手を不快に思わせたり、傷つけたりするような恐れがあるときに、本題の前に一言添える言葉です。辞めたいという意思表示は相手にとってよくない知らせとなりますので、クッション言葉でニュアンスを和らげるといった働きがあります。

辞めたい具体的な日時を書く

具体的にいつまでに辞めたいという期日を伝えず、ただ「辞めたい」という意思だけを告げるのはNGです。お店はあなたが辞める分、引き継ぎの件や新たにスタッフの募集を開始するなど、様々なことを事前にする必要があるからです。

辞める意思が固まったら、一ヶ月ほどの余裕をみた期日を書いて送るようにしましょう。

感謝の意を示す

それまで一緒の職場で働いてきた人たちに仕事を教えてもらったり、フォローしてもらったこともあるでしょう。メール本文の終わりに「お世話になりました」と一言感謝の気持ちを入れましょう。メールの印象がグッとよくなります。

メール文例1<アポイントを取る場合>

それでは、注意点とポイントを網羅したメールの文例をみてみましょう。

表題:「退職のご相談 (名前)」
本文:
●●店長(上司の名前)

お忙しいところを失礼いたします。アルバイトの○○です。
突然で申し訳ありませんが、○月いっぱい(○月○日)でアルバイトを辞めさせていただきたいと思っております。

事情を詳しくお話ししたいと思いますので、少しお時間いただけないでしょうか?
よろしくお願い致します。

●●●●(自分の名前)

メール文例2<やむを得ず退職の意思をメールで伝える場合>

どうしても上司が忙しく会うことが難しい場合は、やむを得ずメールで退職の意思を伝える場合もあるでしょう。以下の文例はアポイントが難しい場合の参考にしてください。

表題:「退職のご相談 (名前)」
本文:
●●店長(上司の名前)

お忙しいところを失礼いたします。アルバイトの○○です。

突然で申し訳ありませんが、○月いっぱい(○月○日)でアルバイトを辞めさせていただきたいと思っております。

本来なら直接お伝えしたかったのですが、なかなかお会いする機会がなく、メールでご報告させていただくことにしました。

〇〇様には大変お世話になりました。ありがとうございました。

退職の手続きなどは追って相談させてください。残り少ない期間になりますが、どうぞ宜しくお願い致します。

●●●●(自分の名前)

メールでも円満退職を心がけて!

いずれにしても、伝えるべき相手に直接会って伝えることは基本マナーです。とはいえ、どうしもメールで対応せざる負えない場合もあるでしょう。その場合は気持ちよく退社できるよう丁寧なメールを心がけてください。お世話になったアルバイト先、最後まで責任をもって対応しましょう。

 

【アンケート概要】
■調査地域:全国
■調査対象:【職業】学生
■調査期間:2016年09月09日~2016年09月23日
■有効回答数:100サンプル
■協力会社:ウィルゲート
小笠原 隆夫(おがさわら たかお)
・人事コンサルタント
・ユニティ・サポート代表

SI企業にて開発SE・リーダー職を務めた後、同社内で新卒及び中途の採用活動、人事制度構築と運用、社内研修の企画と実施、その他人事関連業務全般、 人事マネージャー職に従事。2007年2月に「ユニティ・サポート」を設立し、同代表。以降、人事コンサルタントとして、中堅・中小企業を中心に、 豊富な実務経験と管理者経験を元に、組織特性を見据えた人事制度策定、採用活動支援、人事戦略作りの支援など、人事や組織の課題解決・改善に向けたコンサルティングを行う。パートナー、サポーターとして、クライアントと協働することを信条とする。
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