バイトに応募をしたら、面接の日時について連絡を受けることになります。電話がかかってくることもありますが、メールで伝えられるケースが多いです。メールを受け取ったら返信する必要がありますが、どのように返せば良いのか分からないケースもあると思います。今回は面接のメールの返し方について、マナーやポイントを紹介します。
【目次】
バイト面接のメール返信における4つの基本マナー
メール返信時にチェックしたい7つのポイント
メールを返信する前にチェックすべき項目は？
マナーを意識してメールを送ろう
バイト面接のメール返信における4つの基本マナー
（1）メールは素早く返信する
面接のメールは、できるだけ早く返信しなければなりません。返信を受け取るまで、採用担当者はスケジュールを確定できないからです。なるべく当日中に返信するように心がけてください。遅くても、メールを受け取ってから24時間以内に返すのは必須と考えておきましょう。それまでに返信できなかった場合は、「遅くなり申し訳ございません」と謝罪の一言を入れておくのがマナーです。
（2）受信ボックスを頻繁にチェックする
応募を済ませたらメールはいつ届くか分からないので、受信のチェックを欠かさないことが大切です。
（3）返信時に過去のやりとりを削除しない
返信するときは以前のメールを消去しないようにしましょう。メールソフトの設定にもよりますが、返信するときは以前のメールも自動的に引用されて、下部に記載されるのが一般的です。それが残っていると、採用担当者は自分がどのようなメールを送ったのかすぐに把握できます。
（4）日程調整では候補日時をいくつか提示する
日時の都合が悪くて調整が必要な場合も、マナーに気を使ってお願いをすることが大事です。まず自分のスケジュールを調整できないか検討すべきですが、無理と分かったらすぐに連絡しましょう。このときのポイントは、候補日をいくつか挙げておくことです。自分が確実に行ける日を記載しておくことで、日程調整を繰り返すことになる事態を防げます。
メール返信時にチェックしたい7つのポイント
（1）件名を変更しない
メールを返信するときは、自分で件名を考えて変更する必要はありません。そのままの件名で返すと、採用担当者はどのメールに対する返信か瞬時に分かるからです。
（2）企業名や宛名、挨拶から入る
メールの構成も自分で考えるのではなく、以下のような一般的な流れにしておくと良いでしょう。「株式会社〇〇 〇〇様 この度はご連絡ありがとうございます。〇〇でございます。（…この後に本文に入る）」
（3）本文は結論から伝える
次に記載するのは本文ですが、ここで特に気を付けるべきポイントがあります。それは結論から簡潔に書くことです。
（4）面接日時に間違いがないか確認する
指定された面接の日時で問題ないのかどうかを明確に書きましょう。日時の調整が必要な場合も、回りくどく言い訳をするのは良くありません。もちろん謝罪の一文を添えることは大事ですが、すぐに本題に入ってください。
（5）本文の最後に署名を入れる
次に、構成の最後として署名を付けておきます。署名に記載するのは自分の名前や電話番号、メールアドレスなどです。
（6）表記に一貫性を持たせて、読みやすくする
また、全角と半角を使い分けることも大切なポイントです。カタカナはすべて全角にして、英数字は半角に統一しましょう。また、「申します」と「もうします」が混在していたりすると読みづらいためどちらかに統一するなどしましょう。
メールを返信する前にチェックすべき項目は？
メールは早く返すことが大切ですが、書き上げたら送信ボタンを押す前にいったん落ち着く必要があります。しっかり見直して、修正すべき箇所がないことを確認しましょう。
（1）スペースや改行をうまく使う
意味のないところにスペースや改行が入っていると、それだけで見にくくなります。1行が長すぎる場合も、見づらくなるケースが多いです。自分のメールソフトの環境では1行で表示できていても、相手の環境では1行では表示しきれないこともあるからです。その場合は、相手の環境では不自然に改行されることになります。1行の長さは35文字程度に抑えておくのが無難です。
（2）誤字脱字、句読点や敬語の使い方をチェック
さらに、文章が読みやすいかどうかのチェックも必要です。誤字脱字や文法の間違いを確認するのはもちろんですが、句読点や敬語の使い方なども読みやすさに影響するので気を付けましょう。
（3）内容を詰め込みすぎない
1つの文章に内容を詰め込みすぎるのも、読みにくさの原因になります。そのような文章があれば適度に分割してください。最後に、面接の希望日時にミスがないことも確認しなければなりません。
マナーを意識してメールを送ろう
面接の日時を決めるだけなのに、いろいろ気を使う必要があるのか疑問に感じる人もいるのではないでしょうか。採用担当者に与える印象は、面接だけで決まるわけではありません。履歴書などの応募書類が関係するように、返信のメールも影響すると考えておきましょう。
また、アルバイトに軽い気持ちで応募する人もいますが、雇用する側は軽い気持で募集しているのではありません。できるだけ優れた人材を採用したいと考えており、その判断材料を多く得たいと考えています。つまり、返信のメールも単なる連絡手段ではなく、判断材料の一つにされるというわけです。マナーを守れているかチェックすることで、常識のある人物かどうかなどを推察できます。言い換えると、適切な返信をすれば、その分だけ採用される可能性は高くなるため、面接前からすでに勝負は始まっていることを理解して、マナーを意識しながらメールを返信しましょう。
